4.11. Учет объема документооборота

Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, проводится по Роспотребнадзору в целом, по отдельным структурным подразделениям, по группам документов, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

Документооборот состоит из трех потоков:

- документы, поступающие из других организаций (входящие),

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие),

- документы, созданные в Роспотребнадзоре и используемые в различных видах деятельности.

При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным СЭД и других регистрационно-учетных форм.

За единицу учета количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия - единственный экземпляр документа в организации, например, копия исходящего письма) без учета копий, создаваемых при печати и копировании (тиражировании). Копии документов при необходимости анализа учитываются отдельно.

Результаты учета объема документооборота в Роспотребнадзоре ежегодно обобщаются Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы и представляются руководству в виде отчета об объеме документооборота за год (Приложение N 21).

Показатели объема документооборота используются при организации работы делопроизводственных участков, при расчете численности работников, занятых в делопроизводстве, и оплаты труда, для определения количества необходимых канцелярских принадлежностей, средств вычислительной и организационной техники.