2. Основные понятия и термины

Автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

Виза - реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Включение документа в СЭД - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

Выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Гриф ограничения доступа к документу - реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

Гриф согласования - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

Дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности Роспотребнадзора, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документационное обеспечение, ДОУ - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам.

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Документопоток - совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

Доступ (к документу) - возможность и условия получения и использования документа.

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

Индекс дела - цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел Роспотребнадзора.

Исполнитель - сотрудник Роспотребнадзора, в зоне ответственности которого находится создание проекта документа, его оформление, согласование и представление на подпись руководству.

Контейнер электронного документа - электронная папка в виде ZIP-архива, включающая электронный документ, включая его метаданные, и обеспечивающая целостность электронного документа при его передаче на хранение.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контрольная сумма (файла/папки) - значение, рассчитанное по набору данных путем применения определенного алгоритма и используемое для проверки целостности данных при их передаче или хранении.

Конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя.

Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника.

Корреспонденция - документы, составляющие переписку между органами власти, государственными и негосударственными организациями, физическими лицами.

Маршрут документа - последовательность операций, совершаемых с документом в процессе его создания и исполнения.

Метаданные документов - структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в Роспотребнадзоре, с указанием сроков их хранения.

Обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственных орган, орган местного самоуправления.

Объем документооборота - количество документов, поступивших в Роспотребнадзор и созданных в Роспотребнадзоре за определенный период.

Оперативное хранение документов - хранение документов в структурном подразделении Роспотребнадзора до их передачи в архив Роспотребнадзора или уничтожения.

Опись дел структурного подразделения - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

Организационно-распорядительная документация - комплекс документов, обеспечивающих реализацию функций управления Роспотребнадзором.

Оформление дела - подготовка дела к передаче на архивное хранение.

Оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов.

Первичная обработка документа - обработка документов (проверка правильности адресования, целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в Роспотребнадзор.

Печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством проставления его оттиска на документе.

Предварительное рассмотрение документов - изучение документа, поступившего в Роспотребнадзор, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.

Подписание (документа) - заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

Подпись - реквизит, представляющий собой собственноручную роспись должностного или физического лица.

Постоянное хранение документов - вечное хранение документов без права их уничтожения.

Регистрационная карточка документа (РК) - электронная регистрационно-контрольная карточка документа, предназначенная для внесения сведений о документе в СЭД.

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

Резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

Система межведомственного электронного документооборота - федеральная информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме защищенный обмен сообщениями, в том числе сообщениями, содержащими информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну, между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти, а также иными федеральными органами государственной власти.

Система электронного документооборота (СЭД) - система автоматизации делопроизводства и документооборота в Роспотребнадзоре, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота.

Сканирование документа - получение электронного образа документа.

Служба делопроизводства - структурное подразделение Роспотребнадзора, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Роспотребнадзора.

Согласование документа (визирование) - оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

Срок хранения документов - период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

Уничтожение документов - исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией).

Утверждение документа - способ удостоверения документа и введения его в действие, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, подразделений, сотрудников.

Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри.

Штамп - устройство, содержащее клише, как правило, прямоугольной формы, для нанесения на бумагу отметок служебного, справочного, учетного характера.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Электронная копия документа - копия документа, созданная в цифровой форме.

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Электронный шаблон бланка - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме.

Юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия.