1. Общие положения

Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) в центральном аппарате Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (далее - Роспотребнадзор) разработана с учетом положений следующих законодательных, иных нормативных правовых актов в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами:

- Федеральный закон от 14.06.1994 N 5-ФЗ "О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 8, ст. 801; 2019, N 18, ст. 2207);

- Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2017, N 52, ст. 7916);

- Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2016, N 26, ст. 3889);

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2018, N 1, ст. 19);

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2018, N 53, ст. 8454);

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2020, N 14, ст. 2035);

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 451; 2009, N 48, ст. 5716; 2018, N 1, ст. 82);

- Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 7, ст. 776; 2018, N 1, ст. 7);

- Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 N 638 "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 19, ст. 2257);

- Указ Президента Российской Федерации от 23.05.1996 N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 22, ст. 2663; 1997, N 20, ст. 2224; 1998, N 33, ст. 3967; 2005, N 28, ст. 2865; 2017, N 23, ст. 3310);

- Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2015, N 29, ст. 4473);

- постановление Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 322 "Об утверждении Положения о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 28, ст. 2899; 2020, N 19, ст. 3001);

- постановление Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 23, ст. 2313; 2020, N 19, ст. 3016);

- постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2020, N 6, ст. 677);

- постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2020, N 6, ст. 677);

- постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614; 20189, N 12, ст. 1314);

- постановление Правительства Российской Федерации от 06.09.2012 N 890 "О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 38, ст. 5102; 2014, N 30, ст. 4316);

- постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 20, ст. 3165; 2016, N 13, ст. 1833);

- постановление Правительства Российской Федерации от 02.08.2001 N 576 "Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 32, ст. 3335; 2015, N 12, ст. 1758);

- постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с изменениями и дополнениями);

- постановление Правительства Российской Федерации от 26.02.2010 N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 10, ст. 1084; 2017, N 29, ст. 4374);

- постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2018, N 13 ст. 1808);

- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документации;

- ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами;

- приказ Минкомсвязи России от 02.09.2011 N 221 "Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения";

- приказ Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";

- совместный приказ Минкомсязи России и ФСО России от 27.05.2015 N 186/258 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде";

- приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления".

Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в результате деятельности Роспотребнадзора, обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих Роспотребнадзора.

Выполнение содержащихся в Инструкции требований обязательно для всех федеральных государственных гражданских служащих Роспотребнадзора и работников Роспотребнадзора, занимающих должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы.

Инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства Роспотребнадзора и повышения его эффективности.

Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

Организация делопроизводства в Роспотребнадзоре осуществляется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД), в которую включаются документы, образующиеся в деятельности Роспотребнадзора.

Ответственность за организацию делопроизводства в центральном аппарате Роспотребнадзора несет руководитель Роспотребнадзора (далее - Руководитель), в территориальных органах и подведомственных учреждениях - руководители территориальных органов и подведомственных учреждений Роспотребнадзора.

Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства Роспотребнадзора на основе единой политики, использование современных информационных технологий, методическое руководство и контроль за соблюдением структурными подразделениями требований настоящей инструкции осуществляет Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы в соответствии с Положением об Управлении.

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в управлениях и самостоятельных отделах центрального аппарата Роспотребнадзора (далее - структурные подразделения), контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечение сохранности служебных документов в структурных подразделениях возлагается на руководителей этих структурных подразделений.

Ведение делопроизводства структурных подразделений Роспотребнадзора возлагается на сотрудников, назначаемых их руководителями. В должностные регламенты назначаемых сотрудников должны быть включены следующие функции по ведению делопроизводства структурных подразделений:

- прием и регистрация поступающих в структурное подразделение документов;

- регистрация исходящих из структурного подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

- контроль за прохождением документов в структурном подразделении;

- выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения исполнения документов;

- подготовка для руководства структурного подразделения сводок об исполнении и о находящихся на исполнении документах;

- ввод в СЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;

- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников структурного подразделения;

- контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

- контроль за возвратом правительственных документов в отдел обеспечения документооборота и контроля исполнения документов Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы (далее - Отдел документооборота и контроля);

- разработка номенклатуры дел структурного подразделения;

- подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

- проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение работников по вопросам основ делопроизводства.

Вновь принятые сотрудники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в структурном подразделении, должны в течение трех дней, начиная с даты поступления на работу, пройти инструктаж в Управлении кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата, составляют единую службу делопроизводства Роспотребнадзора.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Руководителя.

Сотрудники Роспотребнадзора несут административную и иную установленную законодательством Российской Федерации персональную ответственность за несанкционированное уничтожение, утрату и разглашение содержания документов.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения; при увольнении или переводе по службе сотрудника передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи дел (приложение 26).

Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми Руководителем.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

При работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией требования Инструкции по делопроизводству распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Работа с обращениями граждан и с обращениями, поступившими в общественную приемную Роспотребнадзора, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и приказом Роспотребнадзора от 20.01.2014 N 28 "Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан и объединений граждан, в том числе юридических лиц, приема граждан в Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека".

Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом Роспотребнадзора после их согласования с Федеральным архивным агентством.