4.4.1. Регистрация входящих и исходящих документов

Регистрация входящих документов, поступивших в адрес Роспотребнадзора, на имя Руководителя и его заместителей, и исходящих документов, подписанных Руководителем и его заместителями, осуществляется централизованно в Отделе документооборота и контроля исполнения документов в СЭД.

Регистрацию входящих документов, адресованных руководителям структурных подразделений Роспотребнадзора, и исходящих документов, подписанных ими, осуществляют сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.

Прием, первичную обработку и регистрацию корреспонденции, поступающей по системе МЭДО, осуществляют специалисты Отдела документооборота и контроля.

После регистрации в СЭД вся дальнейшая работа с документом осуществляется только в электронном виде в рамках СЭД.

В случае поступления документа на бумажном носителе подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, передается ответственному исполнителю, остальные соисполнители знакомятся с содержанием документа в СЭД.

Прилагаемые к документу электронные носители информации (флеш-карта, компакт-диск) и другие приложения, имеющие нестандартный формат (брошюра, книга, журнал и т.д.), специалистами Отдела документооборота и контроля исполнения документов не тиражируются и передаются ответственному исполнителю. Информация с электронных носителей заносится в СЭД и прикрепляется к РК основного документа.

Документы, направляемые на рассмотрение заместителям Руководителя, передаются специалистами Отдела документооборота и контроля в приемные заместителей руководителя. Заместители Руководителя по результатам рассмотрения документа дают указания по исполнению документа. Проект указания готовится в СЭД секретарем заместителя Руководителя, либо заместитель Руководителя самостоятельно вносит в СЭД указания по исполнению документа.

Первичную обработку, регистрацию и предварительное рассмотрение корреспонденции на имя руководителей структурных подразделений осуществляют специалисты, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Поступивший вслед за факсимильным или электронным сообщением подлинник документа учитывается в РК под тем же номером, путем размещения в РК информации о дате поступления подлинника и направляется в структурное подразделение, которое занимается исполнением документа.

Факсимильные и электронные сообщения на иностранных языках передаются без регистрации в Управление научного обеспечения и международной деятельности для осуществления перевода.

При регистрации входящих документов в электронную регистрационно-контрольную карточку (далее - РК) вносятся следующие реквизиты:

- исходящий номер корреспондента;

- исходящая дата;

- вид доставки;

- вид документа (письмо, указ, закон, постановление, поручение и т.д.);

- отметка о конфиденциальности;

- корреспондент;

- адрес организации;

- краткое содержание;

- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- наименование организации, переадресовавшей документ;

- необходимые комментарии;

- электронный образ поступившего документа.

Дата регистрации и регистрационный номер присваиваются автоматически по окончании регистрации при сохранении информации. Регистрационный номер состоит из индекса по классификатору, через косую черту - порядкового номера, через дефис - года, в пределах которого регистрируется документ.

После регистрации и присвоения регистрационного номера на полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, который содержит полное наименование Роспотребнадзора; на штампе проставляют входящий регистрационный номер и дату.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, соисполнителям направляются копии такого документа в СЭД.

Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, утверждение или подписание, регистрацию, тиражирование (при необходимости), отправку.

Составление проекта документа, его согласование, утверждение и подписание осуществляется в соответствии с разделом 3 настоящей Инструкции в электронном виде в рамках СЭД.

Перед передачей документа на подпись исполнитель проверяет его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений.

Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

При подготовке исходящего документа в СЭД исполнителем создается РК документа с указанием темы документа и ссылок на документы, на основании которых готовилось письмо. Исходящие письма без проекта в СЭД (кроме писем с грифом "для служебного пользования") Отделом документооборота и контроля на регистрацию не принимаются и возвращаются исполнителю.

Исполнители обязаны ежедневно проверять наличие возврата электронных документов на доработку в личном кабинете СЭД.

Документы, адресованные в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, отправляются Отделом документооборота и контроля по каналам МЭДО, если адресат включен в справочник абонентов МЭДО (подключен к МЭДО).

При регистрации исходящих документов в РК вносятся следующие реквизиты:

- дата регистрации;

- ссылка на входящий номер документа, если исходящее письмо является ответом;

- адресат (адресаты);

- номер дела, в которое будет подшита копия исходящего документа, в соответствии с номенклатурой дел;

- краткое содержание;

- фамилия, имя, отчество руководителя, подписавшего документ;

- фамилия, имя, отчество исполнителя, подготовившего документ;

- электронный образ исходящего документа.

Регистрационный номер (присваивается автоматически по окончании регистрации при сохранении информации) состоит из индекса по классификатору, через косую черту - порядкового номера, через дефис - года, в пределах которого регистрируется документ, через дефис - номер дела, в которое будет подшит документ.

После регистрации и присвоения регистрационного номера на оригинале и копиях исходящего документе проставляют дату, регистрационный номер; при направлении нескольким адресатам дата и номер проставляют на каждом экземпляре; визовая копия остается в Отделе документооборота и контроля исполнения документов вместе с листом согласования, созданным в СЭД при подготовке проекта документа.

При регистрации необходимо точно и грамотно заносить реквизиты документов. Реквизиты, по которым составлены классификаторы, заносят из списка классификатора.

Удаление из СЭД исходящего документа, который подписан и зарегистрирован, не допускается.

Отправку документов на бумажном носителе осуществляет экспедиция Роспотребнадзора, отправку электронных документов - Отдел документооборота и контроля.

Документы в адрес Аппарата Правительства Российской Федерации по каналам МЭДО отправляются без досыла экземпляра на бумажном носителе, который вместе с визовым экземпляром остается в Отделе документооборота и контроля исполнения документов. Исключение составляют направляемые в Правительство Российской Федерации проекты нормативных актов, собственноручно завизированные Руководителем, к которым приложены оригиналы согласований федеральных органов исполнительной власти и документы с грифом "ДСП".

При самостоятельной доставке исполнителями документов, подписанных Руководителем или его заместителями, на визовом экземпляре документа, остающемся в Отделе документооборота и контроля, проставляется отметка: