XII. Журналы учета документов

157. Информационная система лесного комплекса обеспечивает ведение журналов учета документов в электронной форме в автоматическом режиме.

158. Информационная система лесного комплекса обеспечивает взаимосвязь реестров государственного лесного реестра, разделов государственного лесного реестра, записей реестра и записей журнала учета документов.

159. Оператор информационной системы лесного комплекса ведет следующие журналы учета документов:

а) журнал учета входящих документов;

б) журнал учета исходящих документов;

в) журнал учета актов внесения изменений в государственный лесной реестр;

г) журнал учета сделок с древесиной и продукцией ее переработки;

д) журнал учета аналитической информации.

160. Журнал учета документов идентифицируется следующими данными:

наименование журнала учета документов;

номер журнала учета документов;

даты начала и окончания работы с журналом учета документов.

При этом дата окончания работы с журналом учета документов указывается в нем при закрытии, остальные, указанные в настоящем пункте данные - при открытии журнала учета документов.

161. Номер журнала учета документов формируется следующим образом:

сокращенное наименование журнала учета документов;

порядковый номер журнала учета документов;

год, в котором осуществляется ведение журнала учета документов.

Записи в каждом журнале учета документов нумеруются порядковыми номерами, начиная с единицы.

162. Идентификационный номер документа или аналитической информации присваивается в соответствующем журнале учета документов путем указания номера журнала учета документов и порядкового номера записи в таком журнале.

163. Уникальный регистрационный номер сделки присваивается в журнале учета сделок с древесиной и продукцией ее переработки путем указания номера журнала учета сделок с древесиной и продукцией ее переработки и порядкового номера записи в журнале учета документов.

164. Журналы учета документов открываются оператором информационной системы лесного комплекса в начале календарного года.

По окончании календарного года все текущие журналы учета документов закрываются для новых записей.

С наступлением нового календарного года порядковая нумерация журналов учета документов начинается с единицы.

При закрытии журнала учета документов в записи о его закрытии дополнительно указывается последний порядковый номер записи. Если при ведении журнала учета документов порядковая нумерация записей была нарушена, об этом также указывается в записи о закрытии журнала учета документов.

165. Записи о закрытии журнала учета документов удостоверяются усиленной квалифицированной электронной подписью оператора информационной системы лесного комплекса.

166. Датой закрытия журнала учета документов (датой окончания работы с ним) является дата внесения в него последней записи.

167. Закрытые журналы учета документов должны быть доступны для работы с ними только в целях просмотра содержащихся в них сведений, анализа и составления статистической и иной отчетности и аналитической информации, предоставления в случаях и порядке, которые установлены законодательством Российской Федерации, содержащихся в них сведений, в том числе по запросам (обращениям) судов, правоохранительных органов и в иных подобных целях.