3. Прием и регистрация поступающих обращений

3.1. Все поступающие в Россотрудничество обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, передаются в течение рабочего дня в Общей отдел Управления-секретариата Федерального агентства (далее - Общий отдел) и подлежат обязательной регистрации в базе данных делопроизводства в этот или следующий рабочий день.

3.2. Обращения граждан, требующие перевода на русский язык, Общий отдел направляет в соответствующие подразделения Россотрудничества.

3.3. В базе данных на обращение заводится электронная регистрационная карточка (далее - ЭРК), обращению присваивается входящий номер. Если документ поступил по факсу, то к номеру добавляется буква "Ф" (например, 1234-Ф), если по электронной почте - "Э" (1235-Э).

3.4. Обращение, поступившее вторично от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, считается повторным, если с начала рассмотрения обращения прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Повторному обращению при его поступлении присваивается очередной регистрационный номер.

Не считаются повторными письма от одного и того же автора, но по разным вопросам.

3.5. В ЭРК вносится следующая информация:

- фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже);

- дата и время поступления обращения;

- адрес заявителя;

- номер заказного письма (если оно таковым является);

- краткое содержание (должно начинаться со слов: Обращение, Предложения, Жалоба, Заявление и содержать краткую аннотацию);

- количество листов, приложений, листов в приложении;

- электронный образ обращения, конверта с обратным адресом и приложенных материалов, за исключением книг, брошюр и т.п.