3.1. Оформление дел включает в себя комплекс работ по их обработке и проводится сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурном подразделении.
3.2. Дела, передаваемые в Архив, подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает:
нумерацию листов в деле (подпункт 3.2.1);
составление внутренней описи документов дела (подпункт 3.2.2);
подшивку дела (подпункт 3.2.3);
составление листа-заверителя (заверительной надписи) дела (подпункт 3.2.4);
оформление обложки дела (подпункт 3.2.5).
3.2.1. Нумерация листов в деле осуществляется в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле.
Объем каждого дела не должен превышать 200 листов.
Чистый лист, который подшивается в начале дела перед внутренней описью, и лист-заверитель (последний лист дела) не нумеруются. Нумерация начинается с первого листа первого документа, расположенного после внутренней описи, подшитого в дело, на котором проставляется цифра "1".
Все листы дела (в том числе и нестандартные, например с резолюциями) нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами валовой (последовательной) нумерацией.
Нельзя нумеровать листы чернилами и цветными карандашами. Нестандартные большие (сложенные) листы разворачиваются и нумеруются также в правом верхнем углу (нельзя проставлять номер на обороте листа). Если текст документа расположен с двух сторон листа, то нумеруется лист, а не страница документа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно, то есть нумерация в каждом томе начинается с листа 1.
В случае пропуска номеров листов (не более двух) при нумерации допускается употребление литерных номеров (с добавлением буквы). Например: в деле после листа 10 перед листом 11 один лист оказался непронумерованным. В таком случае этот лист будет иметь литерный номер 10а. Если один номер ошибочно повторился на нескольких листах, то второй и последующий листы будут иметь литерные номера. Например: после листа 10 пронумерованы два листа подряд под номером 11, следовательно второй лист будет литерный - 11а.
3.2.2. Для учета и поиска документов в деле составляется внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному вопросу.
Внутренняя опись печатается на одной стороне листа (без оборота) и помещается в начале дела после чистого листа. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. Номера листов (второй и последующий) проставляют посередине верхнего поля листа.
Внутренняя опись составляется по установленной форме и содержит графы со сведениями о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках, номерах листов дела, на которых расположен документ, об ответственных за формирование и оформление дела (Приложение N 1 к настоящему Порядку).
В графе 1 арабскими цифрами указывается порядковый номер документа.
В графе 2 указывается индекс документа, то есть регистрационный номер (входящий или исходящий).
В графе 3 указывается дата регистрации документа, которая оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (например: дата 3 января 2004 года пишется 03.01.2004).
В графе 4 указывается заголовок документа. Если в документе есть заголовок, то он переносится во внутреннюю опись, если он отсутствует, то составляется аннотация, отражающая основное содержание документа.
В графе 5 указываются номера первого и последнего листов документа в деле через тире (например: 3 - 5).
В графу 6 вносятся примечания к документу, если они имеются (например: ДСП или пишется слово "Копия" (без кавычек).
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество включенных в нее документов (последний порядковый номер графы 1) и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается сотрудником, ответственным за оформление дела, с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления описи, а для дел контрольных мероприятий - также и ответственным за формирование дела сотрудником (ответственный за полный состав документов в деле и их систематизацию).
Ниже указанных подписей ставится штамп со словом "В дело", на котором расписывается начальник структурного подразделения.
3.2.3. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку двумя шнурками. Для прокола дырок можно использовать как дырокол на четыре прокола, так и два больших дырокола с регуляторами. В одном дыроколе устанавливается регулятор для прокола двух верхних дырок, в другом - для двух нижних дырок.
Дырки на листах дела должны соответствовать дыркам на гребешках (выступы с дырками) обложки. Затем один шнурок последовательно протягивается в две верхние дырки левого гребешка обложки, листов дела и правого гребешка, а второй шнурок последовательно протягивается в две нижние дырки левого гребешка обложки, листов дела и правого гребешка обложки. Каждый шнурок завязывается на узел и бант.
На обороте последнего листа последнего документа последнего тома дела проставляется штамп с надписью "В архив", на котором расписывается начальник структурного подразделения.
3.2.4. Для фиксации количества листов в деле и особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела на отдельном листе-заверителе (Приложение N 2 к настоящему Порядку), подшиваемом в конце дела.
В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно через знак "+" (плюс) количество листов внутренней описи.
Если в деле есть литерные и пропущенные листы, то их номера (а не их количество) указываются в заверительной надписи. Литерные листы добавляются к номеру последнего листа дела, пропущенные при нумерации листы отнимаются, а в листе-заверителе указывается фактическое количество листов дела. Например: в деле листы пронумерованы и последний лист дела 215. При этом в деле есть литерные листы 10а, 106а и пропущен лист 150. Фактически в деле находится 215 плюс два литерных листа минус один пропущенный лист, всего 216 листов.
Заверительная надпись делается и подписывается лицом, ответственным за оформление дела, с указанием его должности, инициалов и фамилии, а также даты составления. При необходимости указываются особенности физического состояния и формирования дела (наличие крупноформатных листов, повреждений и т.д.).
В заверительную надпись исправления вносить нельзя.
3.2.5. Обложка оформляется по установленной форме (Приложение N 3 к настоящему Порядку). На обложке дела указываются: наименование организации (учреждения); наименование структурного подразделения центрального аппарата Росреестра; индекс (номер) дела; номер тома; заголовок дела; даты дела (начато, окончено); количество листов в деле; срок хранения дела; исполнитель и делопроизводитель.
Наименование организации (учреждения) указывается полностью (без сокращений) в именительном падеже.
Наименование структурного подразделения указывается полностью в именительном падеже в соответствии со структурой и штатным расписанием, утвержденным приказом Росреестра, действовавшим в том году, за который дела сдаются в Архив.
Индекс дела переносится из номенклатуры дел.
Номер тома указывается только в случае, если дело состоит из нескольких томов.
Заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел. При необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.д.).
При оформлении дат дела (начато, окончено) проставляются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего (первого) и самого позднего (последнего) документов, включенных в дело.
Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке указываются крайние даты каждого тома.
При обозначении дат дела указываются последовательно число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом, например: 10 ноября 2000 г.
Количество листов в деле переносится из заверительной надписи.
Срок хранения переносится из номенклатуры дел.
На обложке указываются фамилия и инициалы исполнителя - сотрудника, ответственного за формирование дела, и делопроизводителя - сотрудника, ответственного за оформление дела.
Надписи на обложке следует производить четко, черными светостойкими чернилами или черной тушью.
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей