7. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ ПФР И ЛИЦ, ПРЕТЕНДУЮЩИХ НА ЗАМЕЩЕНИЕ ВАКАНТНЫХ ДОЛЖНОСТЕЙ, В СВЯЗИ С РЕАЛИЗАЦИЕЙ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

7.1. Персональные данные Руководства ПФР, работников аппарата при руководстве ПФР, Исполнительной дирекции ПФР, Ревизионной комиссии ПФР, работников на должностях руководящего состава территориальных органов системы ПФР, решения о назначении на которые (освобождения от которых) принимаются Правлением ПФР (далее - Работники), а также лиц, претендующих на замещение вакантных должностей и членов их семей обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия в выполнении осуществляемой работы, формирования кадрового резерва, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения работниками должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества и противодействия коррупции.

7.2. В целях, указанных в пункте 7.1, обрабатываются следующие категории персональных данных работников ПФР и лиц, претендующих на замещение вакантных должностей:

1) фамилия, имя, отчество (в том числе предыдущие фамилии, имена и (или) отчества, в случае их изменения);

2) число, месяц, год рождения;

3) место рождения;

4) сведения о гражданстве (в том числе предыдущие гражданства, иные гражданства);

5) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, дата выдачи, наименование органа, выдавшего его;

6) адрес и дата регистрации по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания;

7) номер контактного телефона или сведения о других способах связи;

8) реквизиты страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

9) идентификационный номер налогоплательщика;

10) реквизиты страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;

11) реквизиты свидетельства государственной регистрации актов гражданского состояния;

12) сведения о семейном положении, составе семьи и о близких родственниках (в том числе бывших);

13) сведения о трудовой деятельности;

14) сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета;

15) сведения об образовании (когда и какие образовательные, научные и иные организации окончил, номера документов об образовании, направление подготовки или специальность по документу об образовании, квалификация);

16) сведения об ученой степени;

17) сведения о владении иностранными языками, уровень владения;

18) сведения о медицинском или психиатрическом осмотрах в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами;

19) фотография;

20) сведения о работе, в том числе: дата, основания поступления на работу, дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную работу, наименование замещаемых должностей с указанием структурных подразделений, размера заработной платы, результатов аттестации, а также сведения о прежнем месте работы;

21) сведения, содержащиеся в трудовом договоре, дополнительных соглашениях к трудовому договору;

22) сведения о пребывании за границей;

23) сведения о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами);

24) сведения об оформленных допусках к государственной тайне;

25) сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия;

26) сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации;

27) сведения обо всех видах предоставляемых отпусков;

28) сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера в соответствии с законодательством Российской Федерации о противодействии коррупции;

29) номер расчетного счета;

30) номер банковской карты;

31) иные персональные данные, необходимые для достижения целей, предусмотренных пунктом 7.1.

7.3. В личное дело работника вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на работу, осуществлением трудовой деятельности и увольнением, а также необходимые для обеспечения деятельности ПФР.

7.4. Личное дело работника состоит из следующих документов:

1) письменное заявление с просьбой о приеме на работу;

2) собственноручно заполненный и подписанный личный листок по учету кадров с приложением фотографии;

3) дополнение к личному листку по учету кадров;

4) автобиография;

5) копия паспорта;

6) копия страхового свидетельства обязательного (государственного) пенсионного страхования;

7) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

8) копии документов об образовании;

9) результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей (в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами);

10) экземпляр трудового договора с приложениями к нему, а также экземпляры отдельных соглашений сторон, заключаемых в письменной форме и являющихся неотъемлемой частью трудового договора;

11) должностная инструкция работника;

12) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности связано с использованием таких сведений;

13) копия документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы, воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

14) копия приказа (постановления, распоряжения) о приеме на работу;

15) документы, связанные с переводом работника (копии приказов, постановлений, распоряжений, заявлений работника и т.п.);

16) выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении ведомственными и государственными наградами;

17) копии наградных листов;

18) аттестационные материалы;

19) копии приказов (постановлений, распоряжений) о поощрениях, взысканиях;

20) ходатайства, представления руководителей;

21) заявление работника об увольнении;

22) копия приказа (постановления, распоряжения) об увольнении;

23) обязательство о соблюдении конфиденциальности информации;

24) лист ознакомления с локальными нормативными актами;

25) другие документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

7.5. Обработка персональных данных работников и лиц, претендующих на замещение вакантных должностей осуществляется без согласия указанных граждан в рамках целей, определенных пунктом 7.1 настоящих Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных", Федеральным законом "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.

7.6. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника ПФР (далее - работник) о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия (приложение 2).

7.7. Не допускается получение и обработка персональных данных работников о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами.

7.8. Работодатель не вправе принимать решения, затрагивающие интересы работника (установление страхового стажа, стажа работы, дающего право на получение надбавки за выслугу лет и т.п.), основываясь на данных, допускающих двоякое толкование. Если на основании персональных данных работника невозможно достоверно установить какой-либо факт, работодатель предлагает работнику представить письменные разъяснения.

7.9. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

7.10. Лица, получающие доступ к персональным данным работников, обязаны обеспечить конфиденциальность персональных данных.

Обеспечения конфиденциальности персональных данных не требуется в отношении общедоступных персональных данных.

7.11. Защита персональных данных работников от неправомерного их использования или утраты обеспечиваются работодателем за счет его средств в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами.

7.12. Обработка персональных данных работников ПФР осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.

7.13. Обработка персональных данных работников и лиц, претендующих на замещение вакантных должностей, осуществляется Департаментом кадровой политики и отделом по расчетам с физическими лицами и платежам в бюджет Департамента казначейства и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

7.14. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных работников и лиц, претендующих на замещение вакантных должностей, осуществляется путем:

1) непосредственного получения оригиналов необходимых документов;

2) копирования оригиналов документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

5) внесения персональных данных в автоматизированную систему 1С:Зарплата и кадры.

7.15. В случае возникновения необходимости получения персональных данных работников и лиц, претендующих на замещение вакантных должностей, у третьей стороны следует известить об этом работников заранее, получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

7.16. Персональные данные лиц, претендующих на замещение вакантных должностей поступают в Департамент кадровой политики в виде резюме, размещенных на сайте ПФР, где согласие на обработку персональных данных подтверждается соискателем путем проставления отметки в соответствующем поле, а также в виде резюме, размещенных на открытых интернет-ресурсах или лично при собеседовании.

7.17. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить персональные данные конкретного работника, не дольше, чем того требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении целей обработки.

После увольнения работника документы, содержащие его персональные данные, подлежат хранению в Департаменте кадровой политики в течение 3 лет, с последующим формированием и передачей указанных документов в Центральный архив ПФР (на правах отдела) Департамента управления делами в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, где хранятся в течение 75 лет.

Обработка персональных данных уволенных работников (в том числе в автоматизированных информационных системах) осуществляется в случаях и в сроки, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

7.18. Персональные данные лиц, претендующих на замещение вакантных должностей, подлежат уничтожению в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных (прием/отказ в приеме на работу).

Уничтожение осуществляется механическим способом (путем использования устройства типа "Шредер"). Акт об уничтожении не составляется.

7.19. Персональные данные работников ПФР могут быть представлены на бумажных и машинных носителях. Хранение носителей осуществляется в оборудованных для этих целей прочных, запираемых на замки и опечатываемых шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.

Обработка персональных данных категорий субъектов персональных данных, указанных в пункте 7.1 настоящих Правил, осуществляется таким образом, чтобы в отношении каждой категории субъектов персональных данных можно было установить места хранения персональных данных.

Конкретные места хранения указываются в Инструкциях, разрабатываемых в соответствии с п. 3.4 настоящих Правил.

7.20. При сборе персональных данных работник Департамента кадровой политики, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от работников и лиц, претендующих на замещение вакантных должностей, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

7.21. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных работников и лиц, претендующих на замещение вакантных должностей, осуществляется только в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Передача персональных данных работника не допускается без письменного его согласия, за исключением случаев, установленных в пунктах 2 - 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". В случае если лицо, обратившееся с запросом на получение персональных данных работника, не обладает соответствующими полномочиями, либо отсутствует письменное согласие работника на передачу его персональных данных, ПФР вправе отказать в предоставлении персональных данных. В этом случае лицу, обратившемуся с запросом, направляется письменный мотивированный отказ (приложение 3) в предоставлении запрашиваемой информации.

При передаче персональных данных работника третьим лицам необходимо в соглашениях, определяющих необходимость передачи, указывать требования к защите переданных персональных данных в соответствии со статьей 19 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

7.22. В каждом структурном подразделении Исполнительной дирекции ПФР и Ревизионной комиссии ПФР технология обработки персональных данных без использования средств автоматизации описывается в Инструкции, разрабатываемой в соответствии с п. 3.4 настоящих Правил.

Функции по обработке персональных данных без использования средств автоматизации отражаются в должностных инструкциях работников, которые утверждаются начальниками структурных подразделений Исполнительной дирекции ПФР и Ревизионной комиссии ПФР.

Перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных без использования средств автоматизации, формируется Департаментом кадровой политики на основании сведений предоставляемых начальниками структурных подразделений Исполнительной дирекции ПФР и Ревизионной комиссии ПФР.

7.23. ПФР вправе без соответствующего согласия осуществлять обработку персональных данных работников ПФР в случаях, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка, а также локальными актами ПФР, принятыми в порядке, установленном статьей 3.7.2 Трудового Кодекса Российской Федерации. Кроме того, согласие на обработку персональных данных близких родственников работников ПФР не требуется в случае обработки их в объеме, предусмотренном унифицированной формой Т-2 (Личная карточка работника, утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004).

7.24. Обработка биометрических персональных данных работника ПФР или иного лица (под иными лицами подразумеваются кандидаты на замещение вакантных должностей ПФР), являющегося субъектом персональных данных, в ПФР не предусматривается.

В случае возникновения необходимости обработки биометрических персональных данных работника ПФР или иного лица (под иными лицами подразумеваются кандидаты на замещение вакантных должностей ПФР), являющегося субъектом персональных данных, она должна осуществляться с их письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных. Использование и хранение биометрических персональных данных вне информационных систем персональных данных может осуществляться только на таких материальных носителях информации и с применением такой технологии ее хранения, которые обеспечивают защиту этих данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения.

7.25. В целях обеспечения защиты персональных данных работники ПФР вправе:

- получать полную информацию о своих персональных данных и способе обработки этих данных (в том числе автоматизированной);

- осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

- требовать внесения необходимых изменений, уничтожения или блокирования соответствующих персональных данных, которые являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;

- обжаловать в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, действия (бездействие) уполномоченных должностных лиц, если субъект персональных данных считает, что осуществляется обработка его персональных данных с нарушением требований законодательства Российской Федерации или иным образом нарушаются его права и свободы.