I. Общие положения

1.1. Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы государственной статистики, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), составлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 29 ноября 2007 г. N 282-ФЗ "Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации", Положением о Федеральной службе государственной статистики, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г. N 420, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 (зарегистрирован Минюстом России 6 февраля 2020 г., регистрационный N 57449), а также Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. N 1182 (зарегистрирован Минюстом России 27 сентября 2007 г., регистрационный N 10194), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован Минюстом России 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830), с учетом положений нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

Перечень является нормативным документом, устанавливающим сроки хранения всех документов, образующихся в процессе деятельности Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций, их отбор на постоянное и временное хранение, уничтожение по истечении установленных сроков, а также при составлении номенклатур дел.

Перечень используется в работе экспертных комиссий (ЦЭК (ЭК) Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций, экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и государственных архивов.

1.2. Перечень построен по функционально-отраслевому принципу и включает разделы и подразделы, отражающие основные вопросы деятельности Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций.

Перечень содержит 16 разделов.

Раздел 1 включает документы, отражающие организацию системы управления, нормативно-правового, распорядительного и организационного обеспечения деятельности, управление и распоряжение имуществом, осуществление контроля и документационного обеспечения деятельности Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций.

Раздел 2 включает документы, раскрывающие вопросы перспективного и текущего планирования деятельности организации, осуществления закупок товаров, работ, услуг для государственных нужд, осуществления закупок отдельными видами юридических лиц.

Раздел 3 включает документы по финансированию деятельности Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций.

Раздел 4 включает документы по бухгалтерскому и статистическому учету и отчетности деятельности организации, налогообложению, по учету имущества.

Раздел 5 включает документы, раскрывающие полномочия Росстата по разработке и утверждению в установленном порядке официальной статистической методологии для проведения федеральных статистических наблюдений и формированию официальной статистической информации, по организации федерального статистического наблюдения, по ведению Статистического регистра хозяйствующих субъектов, его применению в статистической практике, по разработке Общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, ведению автоматизированной базы данных общероссийских классификаторов, по формированию официальной статистической информации, по составлению Системы национальных счетов.

Раздел 6 включает документы, раскрывающие функции по подготовке, проведению и подведению итогов Всероссийских переписей населения, Всероссийских сельскохозяйственных переписей, микропереписей, статистических наблюдений и специализированных обследований.

Раздел 7 включает документы, раскрывающие функции по предоставлению официальной статистической информации Президенту Российской Федерации, Федеральному Собранию Российской Федерации и Правительству Российской Федерации, иным федеральным органам государственной власти, а также органам; государственной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления, судам, органам прокуратуры, Банку России, государственным внебюджетным фондам, профсоюзным объединениям и объединениям работодателей, по предоставлению государственных услуг организациям и гражданам, по обеспечению доступа заинтересованным пользователям к общедоступной официальной статистической информации, по формированию и развитию механизмов (инструментов) открытости.

Раздел 8 включает документы, раскрывающие функции международного сотрудничества и международного информационного обмена в области статистики.

Раздел 9 включает документы, раскрывающие функции по информатизации деятельности, созданию, развитию, эксплуатации информационных систем, выполнению технологических работ по автоматизированной обработке статистической информации и обеспечению информационной безопасности и защиты информации в системах, средствах информации.

Раздел 10 включает документы, раскрывающие организацию работ по научно-исследовательским, опытно-конструкторским и технологическим работам по обеспечению системы государственной статистики научно-обоснованными методологическими разработками и программно-технологическими средствами.

Раздел 11 включает документы по трудовым отношениям, организации, нормированию, оплате и охране труда.

Раздел 12 включает документы по кадровому обеспечению, противодействию коррупции, дополнительному профессиональному образованию государственных гражданских служащих и повышению квалификации работников Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций (далее - работники) и награждении.

Раздел 13 включает документы по материально-техническому обеспечению деятельности.

Раздел 14 включает документы по эксплуатации зданий, транспортному обслуживанию, информационно-телекоммуникационному обеспечению деятельности.

Раздел 15 включает документы, раскрывающие организацию охраны, пропускного режима, обеспечения антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организации гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций.

Раздел 16 включает документы по социально-бытовому обеспечению работников.

1.3. Перечень имеет 7 граф:

в графе 1 указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация;

в графе 2 приведены виды документов. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности.

При объединении в одной статье разных видов документов по одному и тому же вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов;

в графах 3, 4, 5, 6 указаны сроки хранения документов на бумажных носителях и электронных документов:

в первом звене (графа 3) указаны сроки хранения документов в центральном аппарате Росстата;

во втором звене (графа 4) указаны сроки хранения документов в территориальных органах Росстата;

в третьем звене (графа 5) указаны сроки хранения документов в основных организациях, подведомственных Росстату: Федеральное государственное унитарное предприятие "Главный межрегиональный центр обработки и распространения статистической информации Федеральной службы государственной статистики" (ГМЦ Росстата) и Федеральное государственное бюджетное учреждение "Научно-исследовательский институт проблем социально-экономической статистики Федеральной службы государственной статистики" (НИИ статистики Росстата);

в четвертом звене (графа 6) указаны сроки хранения документов в обслуживающих организациях, подведомственных Росстату: Федеральное государственное унитарное предприятие, основанное на праве хозяйственного ведения "Управление по эксплуатации зданий Федеральной службы государственной статистики" (УЭЗ Росстата), Федеральное казенное учреждение "Объект N 5068А" Федеральной службы государственной статистики" (ФКУ "Объект N 5068А Росстата") <1>;

--------------------------------

<1> Далее вместо слов "центральный аппарат Росстат, "территориальные органы Росстата", "ГМЦ Росстата", "НИИ статистики Росстата", "УЭЗ Росстата", ФКУ "Объект N 5068А Росстата" употребляется слово "организации".

в графе 7 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов, указываются признаки выделения определенных видов документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в графах 3 - 6. Так, например, примечание "После истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту", "После замены новыми" указывают, что истечение срока, определенного в графах 3 - 6 исчисляется именно с этого момента.

1.4. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Срок хранения "Постоянно", установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

Сроки временного хранения документов ("1 год", "3 года", "5 лет", "6 лет", "10 лет", "15 лет", "45 лет", "50 лет", "75 лет", и "До проведения следующей переписи (микропереписи)"), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается.

Отметка "ЭПК", проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.

Например, дела (документы), указанные в номенклатуре дел организации на 2021 год, или их часть со сроком хранения "5 лет ЭПК" не позднее 2024 года подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения включаются в опись дел структурных подразделений постоянного срока хранения (годовые разделы сводных описей дел, документов постоянного хранения организации), остальные документы с отметкой "ЭПК" по истечении сроков хранения (в 2027 году) включаются в акт на уничтожение и уничтожаются в установленном порядке.

Срок хранения "До проведения следующей переписи (микропереписи)" означает, что данные документы в обязательном порядке хранятся в центральном аппарате Росстата или в территориальных органах Росстата до истечения срока проведения следующей переписи (микропереписи), устанавливаемого Правительством Российской Федерации, и подлежат экспертизе ценности в целях решения вопроса об отнесении к составу или выделения их к уничтожению.

Срок хранения "До минования надобности" означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения "До минования надобности" установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов.

Срок хранения "До замены новыми" применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.

Срок хранения "50/75 лет", установленный для документов по личному составу, означает следующее:

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет;

по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности;

документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения

Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается. Увеличение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, допускается в тех случаях, когда это вызвано особенностями работы Росстата его территориальных органов и подведомственных организаций.

1.5. Сроки хранения новых категорий документов, образовавшихся в деятельности Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций в результате возникновения новых функций и видов деятельности после издания настоящего Перечня, вводятся в Перечень в виде дополнений и изменений только по решению ЦЭПК при Росархиве.

Снятие стоящей при сроках хранения отметки "ЭПК" разрешается при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня, только по решению ЦЭПК при Росархиве.

1.6. Комплектование архива организации документами архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526.

Документы (сводные отраслевые таблицы, итоговые (выходные) разработочные таблицы, расчетные таблицы), сформированные органами государственной статистики в результате проведения федерального статистического наблюдения и обследования, разработки экономических балансов и показателей системы национальных счетов в соответствии с Федеральным планом статистических работ и официальной статистической методологией, могут создаваться, обрабатываться, храниться и использоваться только в электронном виде, без аналога на бумажном носителе.

Документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат хранению в архивах организаций, а по истечении установленных сроков хранения - уничтожению в установленном порядке.

Описи на дела, документы постоянного хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. По итогам рассмотрения ЦЭК (ЭК) согласовываются описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов.

Согласованные ЦЭК (ЭК) организации описи дел, документов (годовые разделы) представляются на рассмотрение ЭПК:

постоянного срока хранения - на утверждение;

по личному составу - на согласование.

Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Опись дел, документов постоянного хранения и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, после утверждения (согласования) ЭПК утверждаются руководителем организации, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

Уничтожение документов с временными сроками хранения, предусмотренных Перечнем, без предварительного утверждения описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных настоящим Перечнем сроков хранения документов являются незаконными и влекут за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов, а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении документов к уничтожению.

Документы, образующиеся в процессе деятельности организаций первого, второго и третьего звеньев, поступают на хранение в государственные архивы.

Документы, образующиеся в процессе деятельности организаций четвертого звена, на хранение в государственные архивы не поступают и хранятся до ликвидации организации. В случае ликвидации организаций четвертого звена документы, представляющие научную ценность, могут быть отобраны для дальнейшего хранения в составе фонда архива Росстата.

1.7. УЭЗ Росстата и ФКУ "Объект N 5068А Росстата", в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, составляют описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность.

УЭЗ Росстата и ФКУ "Объект N 5068А Росстата" также составляют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожают документы с истекшими сроками хранения в установленном архивным законодательством Российской Федерации порядке после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

1.8. С введением данного Перечня при определении сроков хранения документов, в том числе предшествующего периода, упорядочение которых еще не проведено, надлежит руководствоваться настоящим Перечнем.