II. Порядок приема, регистрации и рассмотрения письменных обращений

II. Порядок приема, регистрации и рассмотрения

письменных обращений

10. Почтовые отправления, направленные гражданами в адрес ГУСПа, в том числе адресованные конкретному должностному лицу с пометкой "Лично", вызывающие подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей, подлежат вскрытию с принятием соответствующих мер безопасности.

11. Все письменные обращения регистрируются в Книге учета письменных обращений граждан Главного управления специальных программ Президента Российской Федерации по форме согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции (далее - Книга учета) в течение трех дней с момента поступления в ГУСП.

Прием и регистрацию письменных обращений, адресованных в ГУСП, а также должностным лицам ГУСПа, осуществляет подразделение документационного обеспечения.

12. Зарегистрированные письменные обращения граждан в тот же день докладываются начальнику ГУСПа, лицу, его замещающему, заместителям начальника ГУСПа в соответствии с распределением обязанностей или передаются иному должностному лицу, которому адресовано обращение, а после получения соответствующих поручений не позднее следующего дня передаются исполнителю (исполнителям). Если поручение дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению координирует исполнитель, указанный в поручении первым.

13. Каждому обращению присваивается регистрационный номер, который проставляется в регистрационном штампе на оборотной стороне последней страницы документа и состоит из индекса В41-, начальной буквы фамилии автора обращения и через дробь порядкового номера обращения в текущем году. Например: В41-П/18. Индекс коллективных и анонимных обращений содержит, соответственно, буквы "Кл" и "Ан". Обращениям с пометками "Лично" или "Конфиденциально" дополнительно присваивается буквенный индекс "Лп" ("Личный пакет", например, "Лп-В/15", при отсутствии на конверте данных об авторе - "Лп/15").

Обращения с пометками "Лично" или "Конфиденциально" не вскрываются, штамп с регистрационным номером проставляется на конверте.

Повторным обращениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер и они подшиваются в предшествующую переписку. В верхнем правом углу повторных обращений делается пометка "Повторно".

В каждом новом календарном году нумерация вновь поступивших обращений начинается с первого номера.

14. Резолюции к письменным обращениям оформляются на отдельных листах с указанием регистрационного номера и даты. Лист резолюции должен содержать: фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись и дату.

15. Начальники и другие должностные лица структурных подразделений ГУСПа:

а) обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

б) запрашивают в установленном порядке необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

в) принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

г) дают письменные ответы по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в главе I настоящей Инструкции;

д) уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

16. Обращения с пометками "Лично" или "Конфиденциально" рассматриваются теми начальниками, которым они адресованы, или другими должностными лицами по их поручению.

17. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не подлежит также разглашению информация о факте обращения гражданина в ГУСП и о результатах его рассмотрения лицам, не имеющим прямого отношения к рассмотрению обращений в ГУСПе. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

18. Письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного подпунктом "б" пункта 15 настоящей Инструкции, срок рассмотрения обращения может быть продлен начальником ГУСПа или его заместителями не более чем на 30 дней с уведомлением об этом автора обращения.

Обращения военнослужащих Службы, получивших при исполнении обязанностей военной службы увечья (ранения, травмы, контузии), а также обращения членов семей военнослужащих Службы, погибших (умерших) при исполнении обязанностей военной службы, незамедлительно докладываются начальнику ГУСПа и рассматриваются в максимально короткий срок.

19. Началом срока рассмотрения обращений, поступивших в ГУСП, считается день их регистрации.

Окончанием срока рассмотрения обращений считается дата подписи ответа автору обращения.

Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены и решены все затронутые в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и авторам даны ответы.

20. Ответ на обращение дается в письменной форме.

Письменные ответы на обращения граждан оформляются на бланке ГУСПа в соответствии с установленными правилами и подписываются начальником ГУСПа или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей либо другим уполномоченным на то должностным лицом. Ответ отправляется на почтовый адрес, указанный гражданином.

Ответ на обращение двух и более лиц (коллективное обращение) направляется на имя первого подписавшего его лица (если в обращении не оговорено конкретное лицо) или в отдельных случаях - каждому из подписавших такое обращение.

Проект ответа гражданину за подписью начальника ГУСПа или его заместителей согласовывается в юридической службе.

21. Обращение, поступившее в ГУСП по информационным системам общего пользования, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией. Ответ на такое обращение направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

22. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

23. Делопроизводство по обращениям в ГУСПе ведется отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с требованиями нормативных правовых актов.

Должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства по обращениям граждан, назначается приказом начальника ГУСПа.

На документах, связанных с рассмотрением обращений, после принятия по ним решений и их исполнения должны быть отметка "В дело" с указанием номера дела по номенклатуре и подпись должностного лица, принявшего это решение.

Обращения после их рассмотрения, а также переписка по ним и другие документы (справки, заключения, копии ответов) должны быть возвращены в подразделение документационного обеспечения для приобщения к делу. В случае необходимости документальные материалы по обращениям могут приобщаться к делам других структурных подразделений ГУСПа с соблюдением установленных в ГУСПе сроков хранения обращений.

Документы в деле располагаются в хронологическом порядке. Листы резолюций и конверты (если они подлежат хранению вместе с обращениями) нумеруются и вносятся в опись как листы дела.

При формировании дел проверяются правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Обращения, не рассмотренные в установленном порядке, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.