4.6.1. Особенности работы с электронными документами

В Роспотребнадзоре создаются и используются:

- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей инструкцией, установленными в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.

Документы, создаваемые в Роспотребнадзоре и (или) поступившие в Роспотребнадзор на бумажном носителе, включаются в СЭД путем сканирования и создания электронных образов документов.

Для подписания электронных документов Роспотребнадзора используются электронные подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Роспотребнадзора могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.

При передаче документов в другие государственные органы, юридическим и физическим лицам документы подписываются в рамках установленных полномочий электронной подписью Руководителя и его заместителей в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется Руководителем на основе рекомендаций Федерального архивного агентства в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронного документа. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержден приказом Роспотребнадзора от 31.05.2011 N 537.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, Отдел документооборота и контроля осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Руководителя и его заместителей, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Роспотребнадзора, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Роспотребнадзора в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку:

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Роспотребнадзора. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Ведется в электронном виде.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации для аналогичных документов на бумажном носителе.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Руководителем, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Поступившие из структурных подразделений в архив Роспотребнадзора электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.