I. Общие положения

1. Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, предприятий, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы с указанием сроков хранения (далее - Перечень), подготовлен в соответствии с:

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079, N 31, ст. 4196, 2008, N 20, ст. 2253, 2010, N 19, ст. 2291, 2013, N 7, ст. 611);

Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный N 9059);

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (зарегистрирован Минюстом России 8 сентября 2010 г., регистрационный N 18380);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. N 1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (зарегистрирован Минюстом России 27 сентября 2007 г., регистрационный N 10194);

Приказом Министерства здравоохранения СССР от 30 мая 1974 г. N 493 "О введении в действие "Перечня документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения";

Методическими указаниями по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения, утвержденными Министерством общего и профессионального образования Российской Федерации 11 мая 1999 г.;

Примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения, утвержденной Министерством общего и профессионального образования Российской Федерации 11 мая 1999 г.;

распоряжением ОАО "РЖД" от 28 декабря 2007 г. N 2474р "Перечень документов, образующихся в деятельности ОАО "Российские железные дороги", с указанием сроков хранения".

2. Перечень включает документы, образующиеся в процессе деятельности Федеральной службы исполнения наказаний (далее - ФСИН России), предприятий, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России и подведомственных им учреждений с указанием сроков хранения.

3. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для перечисленных в п. 2 организаций.

4. Перечень используется при формировании дел, составлении номенклатур дел, разработке схем классификации документов, определении сроков хранения и отборе документов на хранение, уничтожение, а также в практической работе Центральной экспертной комиссии Федеральной службы исполнения наказаний (далее - ЦЭК ФСИН России), экспертных комиссий (далее - ЭК) предприятий, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы (далее - УИС), а также проведении других работ, связанных с определением сроков хранения документов.

Предприятия, учреждения и органы УИС согласуют номенклатуры дел, утверждают описи документов, образующихся, образовавшихся в их деятельности, с архивами (архивными группами) УИС по месту их дислокации (территориальной принадлежности). Архивы (архивные группы) УИС проводят мероприятия по комплектованию, хранению и использованию вышеуказанных документов.

Документы (заключения, опросный лист, решения, представления, переписка и др.) по вопросам принятия решения о нежелательности пребывания иностранных граждан в Российской Федерации определяются по срокам хранения личного дела осужденного, в которое данные документы сформированы, а в 4 звено документы поступают для дальнейшего применения в работе.

Сроки хранения статистических отчетов, отражающих данные с нарастающим итогом, определяются к документам за последний отчетный период.

5. Перечень состоит из 31 раздела, которые отражают все основные направления деятельности УИС.

Раздел 1 содержит документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовые вопросы и арбитраж.

Раздел 2 содержит документы, связанные с организацией документационного обеспечения и защитой государственной тайны.

Раздел 3 содержит документы по организационным и методическим вопросам архивной работы.

Раздел 4 содержит документы об информационном обеспечении, а также редакционно-издательской деятельности.

Раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении прогнозирования, а также документы, связанные с текущим планированием.

Раздел 6 содержит документы, связанные с финансированием и кредитованием.

Раздел 7 содержит документы, связанные с бухгалтерскими и статистическими учетами и отчетностью по ним.

Раздел 8 содержит документы по вопросам международного сотрудничества.

Раздел 9 содержит документы, касающиеся комплектования, учета и распределения кадров, а также отражающие процесс получения высшего профессионального образования, специального первоначального обучения, повышения квалификации и переподготовки кадров, служебно-боевой подготовки, служебного аттестования, награждения, присвоения специальных званий, присвоения ученых степеней, профилактики коррупционных правонарушений, служебных проверок и расследований.

Раздел 10 содержит документы, связанные с организацией и производительностью труда, трудовой дисциплиной, техническим нормированием, тарификацией, оплатой труда, охраной труда, техникой безопасности и промышленной санитарией.

Раздел 11 содержит документы, касающиеся изобретательства и рационализации.

Раздел 12 содержит документы, касающиеся научно-исследовательских и проектно-конструкторских работ.

Раздел 13 содержит документы по вопросам разработки, согласования и внедрения автоматизированных и телекоммуникационных систем и технологий.

Раздел 14 содержит документы, касающиеся организации и технологии производства действующих предприятий, энергетического и топливного обеспечения, эксплуатации и ремонта оборудования, стандартизации.

Раздел 15 содержит документы, касающиеся сельского и подсобного хозяйства.

Раздел 16 содержит документы, касающиеся лесного хозяйства.

Раздел 17 содержит документы, касающиеся ветеринарно-санитарного обеспечения.

Раздел 18 содержит документы, касающиеся проектно-изыскательских работ, строительства и реконструкции, капитального и текущего ремонтов.

Раздел 19 содержит документы по вопросам организации работы транспорта и связи.

Раздел 20 содержит документы по вопросам материально-технического снабжения, сбыта и поставок, складского хозяйства.

Раздел 21 содержит документы по административно-хозяйственным вопросам.

Раздел 22 содержит документы по вопросам гражданской обороны.

Раздел 23 содержит документы по вопросам организации противопожарной службы.

Раздел 24 содержит документы, касающиеся организации воспитательной и психологической работы и осуществления социальной защиты, морально-психологического обеспечения работников УИС.

Раздел 25 содержит документы по вопросам организации пенсионного и жилищно-бытового обеспечения.

Раздел 26 содержит документы, касающиеся медико-санитарного обеспечения.

Раздел 27 содержит документы по вопросам культурно-массовой и спортивной работы.

Раздел 28 содержит документы, касающиеся организации труда, воспитательной работы и обучения осужденных.

Раздел 29 содержит документы, касающиеся служебной деятельности подразделений охраны, обеспечения охраны, розыска и конвоирования осужденных, снабжения вооружением подразделений охраны, укомплектования подразделений охраны служебными собаками, инженерно-техническими средствами охраны.

Раздел 30 содержит документы, касающиеся организации учета, надзора за осужденными к лишению свободы, осужденными к наказаниям, не связанными с изоляцией от общества, а также лицами, содержащимися под стражей.

Раздел 31 содержит документы, касающиеся профилактики правонарушений и преступлений среди подозреваемых, обвиняемых и осужденных.

6. Перечень имеет 7 граф:

в графе 1 Перечня указаны номера статей, которым в Перечне присвоена единая сквозная нумерация;

в графе 2 Перечня приведены виды документов. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью;

в графах 3 - 6 Перечня указаны сроки хранения документов, перечисленных в графе 2 Перечня, которые дифференцируются по 4 группам, соответствующим основным подразделениям УИС:

к 1-й группе (графа 3) отнесены структурные подразделения центрального аппарата ФСИН России;

ко 2-й группе (графа 4) отнесены учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России, и предприятия, специально созданные для обеспечения деятельности УИС;

к 3-й группе (графа 5) отнесены территориальные органы ФСИН России;

к 4-й группе (графа 6) отнесены учреждения, подчиненные территориальным органам ФСИН России;

в графе 7 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки или место хранения документов.

7. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу, личные дела осужденных, перечисленные в графах 3 - 6 Перечня, сдаются в архив УИС по территориальной принадлежности через 3 года после их окончания в делопроизводстве. Документы до сдачи в архив хранятся по месту формирования.

Документы ликвидированного органа, учреждения, предприятия УИС передаются на хранение в архивы (архивные группы) УИС по территориальной принадлежности и месту дислокации ликвидированного учреждения.

8. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, истечение срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2014 году, исчисляется с 1 января 2015 г. Срок хранения карточки каталога (картотеки) исчисляется с 1 января года, следующего за годом составления карточки.

Контрольно-наблюдательные дела хранятся в письменном виде за трехлетний период, затем подшиваются в дело.

Должностные инструкции (индивидуальные, персональные) хранятся в составе личных дел (заверенные копии передаются сотруднику, служащему, работнику после ознакомления с оригиналом документа) и хранятся до замены новыми.

В тех случаях, когда при определении срока хранения документов могут быть использованы одновременно несколько статей Перечня, выбирается та из них, которая предусматривает больший срок хранения.

Выделение к уничтожению дел запрещается без утверждения и согласования описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период времени.

9. Срок хранения документов с отметками "ЭПК", "ЦЭК", "ЭК" означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в том числе документы могут иметь научно-историческое значение и подлежать передаче на постоянное хранение в архивы учреждений и органов УИС.

После окончания делопроизводственного года (окончания или прекращения дела) ЦЭК ФСИН России, ЭК соответственно проверяют состав и содержание документов с отметкой "ЭПК", "ЦЭК", "ЭК", снимают эту отметку и, руководствуясь принципами экспертизы ценности документов, устанавливают конкретный срок хранения дела до постоянного включительно, но не ниже установленного Перечнем.

Решение о хранении или уничтожении документов с отметками "ЭПК", "ЦЭК", "ЭК" принимают комиссии структурных подразделений центрального аппарата ФСИН России, ЭК предприятий, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России и подведомственных им учреждений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на членов комиссии, а в спорных вопросах - ЦЭК ФСИН России.

Срок хранения управленческих документов, "до минования надобности" или "до замены новыми", а также документов, присланных для сведения, означает, что данные документы имеют ограниченное практическое значение. Документы должны храниться в подразделениях делопроизводства или в подразделениях, которые используют их в своей практической деятельности до тех пор, пока они необходимы или не заменены новыми, но не менее 3 лет. Срок хранения "до минования надобности" научно-технической документации означает, что эти документы хранятся в подразделениях делопроизводства или в подразделениях, которые используют их в своей практической деятельности, не менее 5 лет. На хранение в архив указанные документы не передаются.

10. Экспертиза ценности научно-технической документации проводится по следующим этапам:

определение проектов, проблем (тем), научно-техническая документация которых подлежит передаче на постоянное хранение;

экспертиза ценности комплекса научно-технической документации по определенным проектам, проблемам (темам).

11. В Перечне указаны только виды документов, поэтому при составлении заголовков дел для номенклатур и описей следует использовать наименования документов, имеющихся в Перечне, только с дополнением заголовков конкретным содержанием и другими необходимыми элементами заголовка, предусмотренными действующими нормативными правовыми актами по делопроизводству, архивной работе и другими нормативными актами по направлению деятельности, согласно функциям, отраженным в положениях об управлении, отделах, отделениях, группах, подгруппах.

12. Определение сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем и другими нормативными актами, а также изменение сроков хранения отдельных категорий документов входит в компетенцию ЦЭК ФСИН России, а при необходимости Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве (далее - ЦЭПК при Росархиве), которые решают эти вопросы в установленном порядке.

13. При определении сроков хранения по Перечню запрещается:

снижать установленные сроки хранения документов без рассмотрения их на ЦЭК ФСИН России или ЦЭПК при Росархиве;

вносить в акт о выделении к уничтожению дел, срок хранения которых установлен Перечнем с отметкой "ЭПК", "ЦЭК", без предварительного рассмотрения этих дел ЦЭК ФСИН России, ЭК соответственно;

определять сроки хранения документов, сформированных в дела, руководствуясь только заголовками дел без их полистного просмотра, за исключением дел с одинаковым составом документов.

14. Отбор дел на уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

15. Уничтожение документов, имеющих историческую или культурную ценность, а также нарушение установленных настоящим Перечнем сроков хранения документов, являются незаконным и влекут за собой ответственность в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

16. Микрофильмирование, оцифровка документов (с последующим уничтожением их оригиналов), образующихся в деятельности УИС, должно производиться в соответствии с действующими государственными стандартами.

17. Для удобства пользования Перечнем составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

18. Передача архивных документов из архивов УИС на постоянное хранение в государственные архивы осуществляется на основании договора между Росархивом и ФСИН России от 29 января 2008 г. N 4/1 "О сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов, находящихся в федеральной собственности, образовавшихся в деятельности уголовно-исполнительной системы ОГПУ-НКВД-МООП-МВД СССР, МООП-МВД РСФСР, МВД России, Минюста России, и образовавшихся в процессе деятельности ФСИН России, а также в деятельности ее учреждений и органов".